Voici des techniques possibles pour travailler à plusieurs sur un dossier de réponse de type RFI/RFP.
Lorsque le nombre de personnes qui participent à la rédaction dépasse trois, voire deux, les risques de recouvrement sont importants et les erreurs de manipulation (sur les opérations de checkin-checkout) sont inévitables. On va voir que, augmenter la granularité d’un document est une opération simple et permet de faire contribuer plus efficacement plusieurs personnes en parallèle. L’assemblage final ne présente pas de risque de dérive par rapport à la forme du document initial. Oracle Beehive est un bon outil pour la partie stockage en mode partagé.
Pour illustrer la méthode, J’ai pris comme fil conducteur l’exemple d’un RFP fictif. Ce RFP comprend un dossier Word se présentant sous la forme de thèmes techniques et fonctionnels à développer (texte et graphiques), ainsi que d’une grille MS excel de 300 Questions/réponses. Cinq rédacteurs sont impliqués dans la réponse.
Scénario : on reçoit un appel d’offre qui se présente sous la forme de plusieurs documents à remplir. Les uns sont sous format MS Excel et les autres sous format MS Word.
On suppose que le document Word contient les questions et servira également à contenir les réponses.
Prenons le fichier appelé testRFP.docx. Ce document est structuré en chapitres. Ce découpage a été imposé par le client. L’endroit où le soumissionnaire doit apporter sa réponse est matérialisée par le mot en couleur rouge: Réponse.
On va mettre en œuvre deux techniques essentielles :
- Split d’un document Word en sous-documents
- Paramétrage d’un espace beehive en mode versionning automatique
On peut utiliser également une technique optionnelle :
- Lecteur WebDav sous Windows (en remplacement de celui par défaut livré avec OBI).
Voir le document en attachement pour tous les détails.
